PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W URZĘDZIE MIASTA I GMINY ZAGÓRZ

Wprowadzenie

Niniejszy dokument określa zasady przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa, przekazywanych przez osoby fizyczne (sygnalistów) do Urzędu Miasta i Gminy Zagórz. Procedura ma na celu zapewnienie skutecznej obsługi zgłoszeń, ochrony sygnalistów oraz realizację odpowiednich działań następczych.

Definicja zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie zewnętrzne odnosi się do informacji o naruszeniach prawa, które sygnalista kieruje do Urzędu Miasta i Gminy Zagórz. Po wpływie zgłoszenia upoważnieni pracownicy dokonują wstępnej analizy, aby ustalić, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w zakresie ich kompetencji. Jeśli zgłoszenie dotyczy sprawy leżącej w gestii innego organu, zostaje ono przekazane do odpowiedniego podmiotu, a sygnalista jest informowany o podjętych krokach.

Rekomendacja

Zanim dokonasz zgłoszenia zewnętrznego, warto rozważyć wykorzystanie procedury zgłoszeń wewnętrznych, jeśli istnieje możliwość skutecznego rozwiązania problemu w ramach organizacji. Procedura wewnętrzna może zminimalizować potencjalne ryzyko działań odwetowych i przyczynić się do szybszego rozwiązania sytuacji.

Kategorie naruszeń

Zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń prawa w następujących dziedzinach:

Korupcja;
Zamówienia publiczne;
Usługi, produkty i rynki finansowe;
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
Bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
Bezpieczeństwo transportu;
Ochrona środowiska;
Ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
Bezpieczeństwo żywności i pasz;
Zdrowie i dobrostan zwierząt;
Zdrowie publiczne;
Ochrona konsumentów;
Ochrona prywatności i danych osobowych;
Bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych;
Interesy finansowe jednostek publicznych i UE;
Rynki wewnętrzne UE;
Konstytucyjne wolności i prawa obywateli w relacjach z władzami publicznymi.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą może być osoba fizyczna, która w związku ze swoją pracą przekazuje informacje o naruszeniach prawa. Mogą to być:
pracownicy etatowi,
osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej,
pracownicy tymczasowi,
stażyści,
wolontariusze,
praktykanci,
członkowie organów osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej bez osobowości prawnej,
funkcjonariusze służb publicznych,
żołnierze,
prokurenci,
akcjonariusze lub wspólnicy,
osoby świadczące pracę pod nadzorem wykonawców, podwykonawców lub dostawców.

Ochrona sygnalisty

Tożsamość sygnalisty oraz treść zgłoszenia pozostają poufne.
Sygnalista jest chroniony od chwili zgłoszenia, pod warunkiem posiadania uzasadnionych podstaw do uznania, że przekazywana informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia prawa.
Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane.

Co dalej ze zgłoszeniem?

Jeżeli zgłoszenie spełnia wymagania ustawowe, upoważnieni pracownicy podejmą odpowiednie działania następcze, takie jak:
postępowanie wyjaśniające,
wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego,
wniesienie oskarżenia,
działania w celu odzyskania środków finansowych,
zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych kroków.

Harmonogram informowania sygnalisty

Sygnalista otrzyma za pośrednictwem dedykowanego systemu:

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w ciągu 7 dni.
Informację o przekazaniu zgłoszenia (jeśli nie leży we właściwości organu) – w terminie do 14 dni (w uzasadnionych przypadkach do 30 dni).
Informację zwrotną o działaniach następczych – w terminie do 3 miesięcy (w uzasadnionych przypadkach do 6 miesięcy).
Ostateczny wynik postępowania wyjaśniającego – jeśli postępowanie trwa dłużej niż czas przeznaczony na informację zwrotną.

Kontakt i kanały zgłoszeń

Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniu prawa jest Urząd Miasta i Gminy w Zagórzu
Zgłaszający może zgłosić naruszenie prawa w następujący sposób:listownie poprzez przesłanie zgłoszenia zewnętrznego na adres Urząd Miasta i Gminy Zagórz, ul. 3 Maja 2, 38-540 Zagórz. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zostać sporządzone w formie pisemnej, a następnie umieszczone w dodatkowej kopercie z dopiskiem na kopercie zewnętrznej „Zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych Zespołu ds. przyjmowania i rozpoznawania zgłoszeń o naruszeniach”. Koperty z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych Zespołu ds. przyjmowania i rozpoznawania zgłoszeń o naruszeniach” nie są otwierane  na kancelarii ogólnej zostają niezwłocznie przekazane do rąk własnych Zespołu ds. przyjmowania i rozpoznawania zgłoszeń o naruszeniach. W rejestrze pism wpływających nie zamieszcza się danych nadawcy;
elektronicznie poprzez przesłanie zgłoszenia zewnętrznego:
na adres e-mail sygnalista@zagorz.pl
za pośrednictwem aplikacji Whiblo udostępnionej za pomocą sieci Internet pod następującym adresem https://umigzagorz.whiblo.pl/